Подпись работника требуется при оформлении трудовой книжки, а также вкладыша или дубликата на титульном листе.
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) в обязательном порядке ведет трудовые книжки на каждого работника, который проработал свыше пяти дней, при условии, что работа у данного работодателя для работника является основной (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) (ч. 1, 3 ст. 66 ТК РФ).
Форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек устанавливает Минтруд России (п. 5.2.114 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 19.06.2012 N 610, ч. 2 ст. 66 ТК РФ).
Ведение и хранение трудовых книжек осуществляется в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек (далее – Порядок ведения трудовых книжек), утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее – Приказ N 320н).
В трудовой книжке помимо подписи уполномоченного лица работодателя проставляется и подпись самого работника при оформлении трудовой книжки на первой странице (титульном листе), где содержатся основные сведения о работнике (Ф.И.О., образование и т.п.).
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице заверяет правильность внесенных сведений.
Подпись проставляется в месте, указанном в бланке трудовой книжки, – в графе “Подпись владельца книжки” (Приложение N 1 к Приказу N 320н).
Аналогичное правило применяется и при оформлении дубликата трудовой книжки (п. 28 Порядка ведения трудовых книжек), а также вкладыша в трудовую книжку (п. 32 Порядка ведения трудовых книжек).
Слов “согласен”, “заверяю”, “ознакомлен” и т.п. не требуется, связано это с тем, что по смыслу вышеназванных норм Порядка достаточно лишь наличия подписи работника. После подписи возможно указать и расшифровку подписи, это связано с двумя причинами:
1) реквизит “подпись” в соответствии с п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 “Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов”, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, включает в себя: наименование должности подписывающего лица, собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) (документ носит рекомендательный характер);
2) есть риск, что при определенных особенностях подписи работника (“малые подписи – крючки”) могут возникнуть проблемы с идентификацией подписавшего лица.
По смыслу вышеназванных правовых норм не считается нарушением и не влечет недействительности записи, если работник проставит лишь подпись без указания ее расшифровки, но в этом случае наиболее предпочтителен вариант подписи, когда работник в качестве подписи пишет полностью свою фамилию, это снизит риски в спорах, когда заявляется о возможной фальсификации подписи. При этом можно ограничиться лишь подписью работника с расшифровкой или без таковой, указывать должность не требуется.
Подпись работника в обоих вышеуказанных случаях проставляется в соответствии с требованиями абз. 2 п. 3 Порядка ведения трудовых книжек световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.
В соответствии с п. 36 Порядка ведения трудовых книжек при увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей). Таким образом, по смыслу указанной нормы Порядка подпись самого работника в названном случае не требуется.
Порядок ведения трудовых книжек не обязывает вести личную карточку работника, и работодатель может самостоятельно урегулировать данный вопрос, в том числе продолжать вести личную карточку работника (унифицированная форма N Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) и знакомить работников под подпись с вносимыми в нее записями.
